这个发现很意外起因是一次很无聊的统计。怎么发现的我们在做知识库的时候需要知道哪些文档重要。做法很简单问百智办公帮我看看这些文档里哪几份内容重复或者已经过期。它给了一个清单。然后我顺手做了件事看这些文档的访问记录。结果两百多份文档里一年被打开过零次的占了一半。被打开超过十次的不到十分之一。这些文档是怎么来的我翻了一下这些零访问的文档大致分三类。第一类制度文件。写得非常正式有编号有版本有生效日期。但它们的内容老员工都知道新员工不会主动看。第二类项目结项文档。项目做完写一份总结归档。写完就没人看过包括写它的人。第三类各种培训材料。每次培训都做一份做完了放在共享盘里。为什么会这样我问了几个同事答案很一致写的时候就不是为了被看。制度文件是为了有这个结项文档是为了走流程培训材料是为了留痕。它们的真实功能不是传递信息是证明某件事发生过。那我是不是应该砍掉我一开始是这么想的。但仔细想过之后发现不能砍。因为这三类文档虽然没人看但都有用——在出事的时候有用。制度文件在劳动纠纷时有用结项文档在追溯决策时有用培训材料在证明尽到告知义务时有用。它们的价值不是日常的是应对风险的。这件事真正的启示不是文档太多该砍是**“文档有两种混在一起了”**。一种是给人看的用来传递信息。这种要少而精。一种是给事看的用来留痕。这种可以多但要能被检索。我们以前把两种混在一起结果是想看的人找不到有用的想查的人找不到留痕的。后来我们怎么改第一分成两个库。知识库放给人看的要求精、要求短、要求可检索。档案库放留痕的要求全、要求规范、要求不可修改。第二知识库有个硬要求每份文档必须回答一个具体问题。写不出来这份文档回答什么问题的不进知识库。第三定期清理知识库。每季度看一次访问记录超过半年零访问的要么更新要么删。现在的状态知识库从两百多份降到四十多份。访问量反而上去了因为留下来的都是真有人需要的。档案库还是那么大但没人指望从里面找知识了——它的定位清楚了。百智办公在这里的作用说实话它没帮我做决定。它的作用是让我能看见——两百多份文档人不可能一份份去看谁重复了、谁过期了。它扫一遍给我清单我才知道问题有多大。很多时候AI 的价值不是给答案是让问题显形。